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ORGANIZZAZIONE EVENTI: PERCHE’ AFFIDARSI A DEI PROFESSIONISTI

Che si tratti di una fiera, del lancio di un prodotto o di una festa aziendale, la pianificazione di questi e altri eventi richiede non solo molto tempo, ma anche buoni contatti con diversi fornitori di servizi.

Chi ha poca esperienza con l’ideazione e la realizzazione di eventi o chi, fondamentalmente, non vuole fare a meno di un supporto professionale, può incaricare un’agenzia di eventi. In questa guida ne abbiamo riassunto i vantaggi.

Pianificazione impeccabile: dall’idea alla realizzazione

Dall’idea iniziale all’elaborazione, alla pianificazione e alla realizzazione di un evento: tutte le fasi devono essere interconnesse e ben pensate. A seconda del tipo di evento, si devono considerare fattori diversi. Ad esempio, l’organizzazione di una festa di Natale interna all’azienda, il lancio di un nuovo prodotto o la pianificazione di un evento di PR sono scenari completamente diversi. Il quadro tematico ha un impatto sul momento e sul luogo dell’evento e quindi influenza anche l’intero processo organizzativo.

Parte dell’attività quotidiana di un’agenzia di eventi consiste proprio in questo: sviluppare concetti mirati e precisamente adattati all’evento in questione. I manager di eventi esperti e competenti sanno esattamente cosa è importante nella concezione e nella realizzazione. Inoltre, hanno una buona panoramica delle possibili location. La pianificazione professionale di un evento comprende, tra le altre cose, queste aree:

  • Definizione del tipo di evento e del motto
  • Coordinamento e gestione
  • Creazione di un calendario preciso
  • Pianificazione del budget
  • Scelta della location e della programmazione
  • Prenotazione e booking di fornitori di servizi appropriati
  • A seconda del tipo di evento, marketing e pubblicità
  • Assistenza in loco il giorno dell’evento
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Beneficiare di un’ampia rete di contatti

Per organizzare con successo un evento, è necessario disporre di buoni contatti. Che si tratti di personale di servizio, fotografi, catering o installazioni audio e luci, per un evento di successo sono necessari diversi servizi. E per garantire che siano disponibili il giorno dell’evento, devono essere prenotati per tempo. Senza un’ampia rete di contatti, un profano è spesso sopraffatto a questo punto o limitato da lunghi tempi di attesa. Le agenzie di eventi, invece, hanno una rete di contatti molto ampia e di solito beneficiano di collaborazioni di lunga data che rendono possibili anche prenotazioni a breve termine.

 Nota: anche in termini di budget, può essere vantaggioso non dover trovare e prenotare da soli i singoli fornitori di servizi, ma incaricare un’agenzia di eventi. Poiché queste ultime hanno spesso contratti fissi con determinate agenzie partner, sono spesso possibili sconti.

Risparmio di tempo grazie a una pianificazione professionale degli eventi

Sviluppate un concetto concreto a partire dalle vostre idee, che fornisca la struttura dell’evento e includa tutti i punti importanti. Sviluppate quindi un programma preciso e ricercate i fornitori di servizi adatti per la realizzazione. Nella fase successiva, si devono ottenere e confrontare le offerte fino alla prenotazione. Queste e tutte le altre fasi che devono essere completate entro il giorno dell’evento costano soprattutto una cosa: molto tempo.

Se invece ci si fa aiutare, si può semplicemente lasciare la pianificazione, l’organizzazione e l’esecuzione dell’evento allo staff dell’agenzia di eventi. In questo modo, il padrone di casa si sentirà come un ospite e non avrà alcuno stress.

Le agenzie di eventi si impegnano a fornire servizi impeccabili

Ottenere i permessi legali, essere informati sulla situazione legale attuale e controllare tutto di conseguenza: anche questo fa parte dei servizi di un’agenzia di eventi. Perché si impegna come organizzatore a far sì che l’evento soddisfi, tra l’altro, questi criteri:

  • L’evento deve essere approvabile.
  • L’evento deve essere fattibile.
  • L’evento deve essere correttamente o legalmente realizzabile (ad esempio, devono essere adottate tutte le misure igieniche e di sicurezza).
  • Il budget del cliente deve essere rispettato.

Se si affida la pianificazione di un evento a un’agenzia di eventi, di solito si ottengono tutti i servizi da un’unica fonte. Ciò consente di risparmiare tempo e fatica, perché l’agenzia si occupa dell’organizzazione, della pianificazione e dell’esecuzione, con tutto ciò che ne consegue. Inoltre, si può contare su una pianificazione affidabile del budget, perché tutto viene calcolato esattamente in base alle specifiche. In questo modo è più facile identificare e sfruttare i potenziali risparmi.

 

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