Organizzazione eventi, perchè affidarsi a dei professionisti

Che si tratti di una fiera, del lancio di un prodotto o di una festa aziendale, la pianificazione di questi e altri eventi richiede non solo molto tempo, ma anche buoni contatti con diversi fornitori di servizi.

Chi ha poca esperienza con l’ideazione e la realizzazione di eventi o chi, fondamentalmente, non vuole fare a meno di un supporto professionale, può incaricare un’agenzia di eventi. In questa guida ne abbiamo riassunto i vantaggi.
Pianificazione impeccabile: dall’idea alla realizzazione

Dall’idea iniziale all’elaborazione, alla pianificazione e alla realizzazione di un evento: tutte le fasi devono essere interconnesse e ben pensate. A seconda del tipo di evento, si devono considerare fattori diversi. Ad esempio, l’organizzazione di una festa di Natale interna all’azienda, il lancio di un nuovo prodotto o la pianificazione di un evento di PR sono scenari completamente diversi. Il quadro tematico ha un impatto sul momento e sul luogo dell’evento e quindi influenza anche l’intero processo organizzativo.

Parte dell’attività quotidiana di un’agenzia di eventi consiste proprio in questo: sviluppare concetti mirati e precisamente adattati all’evento in questione.

I manager di eventi esperti e competenti sanno esattamente cosa è importante nella concezione e nella realizzazione. Inoltre, hanno una buona panoramica delle possibili location. La pianificazione professionale di un evento comprende, tra le altre cose, queste aree:
•    Definizione del tipo di evento e del motto
•    Coordinamento e gestione
•    Creazione di un calendario preciso
•    Pianificazione del budget
•    Scelta della location e della programmazione
•    Prenotazione e booking di fornitori di servizi appropriati
•    A seconda del tipo di evento, marketing e pubblicità
•    Assistenza in loco il giorno dell’evento

Beneficiare di un’ampia rete di contatti

Per organizzare con successo un evento, è necessario disporre di buoni contatti. Che si tratti di personale di servizio, fotografi, catering o installazioni audio e luci, per un evento di successo sono necessari diversi servizi. E per garantire che siano disponibili il giorno dell’evento, devono essere prenotati per tempo. Senza un’ampia rete di contatti, un profano è spesso sopraffatto a questo punto o limitato da lunghi tempi di attesa. Le agenzie di eventi, invece, hanno una rete di contatti molto ampia e di solito beneficiano di collaborazioni di lunga data che rendono possibili anche prenotazioni a breve termine.
 Nota: anche in termini di budget, può essere vantaggioso non dover trovare e prenotare da soli i singoli fornitori di servizi, ma incaricare un’agenzia di eventi. Poiché queste ultime hanno spesso contratti fissi con determinate agenzie partner, sono spesso possibili sconti.

Risparmio di tempo grazie a una pianificazione professionale degli eventi

Sviluppate un concetto concreto a partire dalle vostre idee, che fornisca la struttura dell’evento e includa tutti i punti importanti. Sviluppate quindi un programma preciso e ricercate i fornitori di servizi adatti per la realizzazione. Nella fase successiva, si devono ottenere e confrontare le offerte fino alla prenotazione. Queste e tutte le altre fasi che devono essere completate entro il giorno dell’evento costano soprattutto una cosa: molto tempo.
Se invece ci si fa aiutare, si può semplicemente lasciare la pianificazione, l’organizzazione e l’esecuzione dell’evento allo staff dell’agenzia di eventi. In questo modo, il padrone di casa si sentirà come un ospite e non avrà alcuno stress.
Le agenzie di eventi si impegnano a fornire servizi impeccabili.

Ottenere i permessi legali, essere informati sulla situazione legale attuale e controllare tutto di conseguenza: anche questo fa parte dei servizi di un’agenzia di eventi. Perché si impegna come organizzatore a far sì che l’evento soddisfi, tra l’altro, questi criteri:
•    L’evento deve essere approvabile.
•    L’evento deve essere fattibile.
•    L’evento deve essere correttamente o legalmente realizzabile (ad esempio, devono essere adottate tutte le misure igieniche e di sicurezza).
•    Il budget del cliente deve essere rispettato.

Se si affida la pianificazione di un evento a un’agenzia di eventi, di solito si ottengono tutti i servizi da un’unica fonte.

Ciò consente di risparmiare tempo e fatica, perché l’agenzia si occupa dell’organizzazione, della pianificazione e dell’esecuzione, con tutto ciò che ne consegue. Inoltre, si può contare su una pianificazione affidabile del budget, perché tutto viene calcolato esattamente in base alle specifiche. In questo modo è più facile identificare e sfruttare i potenziali risparmi.

Sia che stiate avviando una nuova attività, sia che vogliate aumentare la consapevolezza e migliorare la percezione che il pubblico ha del vostro marchio, un piano di pubbliche relazioni può essere un ottimo alleato ai fini del raggiungimento dei vostri obiettivi di business.

In questo articolo proveremo a delineare in modo semplice ed efficace una guida utile che possa essere utilizzata come punto di riferimento quando si sta per implementare un piano di PR. Ecco i 10 passi per costruire una campagna di pubbliche relazioni:

1.    Sommario esecutivo
2.    Analisi situazionale
3.    Obiettivi intangibili
4.    Obiettivi tangibili
5.    Strategie, tattiche e azioni
6.    Target audience
7.    Canali
8.    Messaggi chiave
9.    Investimenti
10.    Monitoraggio, valutazione e aggiustamento

1.    Sommario esecutivo

Il sommario esecutivo è una breve sezione di un documento più ampio che viene utilizzato soprattutto per fornire una rapida panoramica di informazioni importanti su un progetto, che potrebbe essere un business plan, una proposta commerciale, di investimento, oppure, come nel nostro caso, un PR plan.
Questa parte contiene una breve dichiarazione che affronta il problema, sintetizza i punti illustrati nelle altre sezioni del documento e presenta informazioni di base, un’analisi concisa e una conclusione. Il riassunto esecutivo, insomma, è una forma condensata dei documenti contenuti nella proposta.
Questa parte può essere scritta o all’inizio o alla fine del piano di PR. Nel primo caso, vi servirà da guida. Al contrario, potrete decidere di scriverlo una volta completati tutti i successivi step.

2.    Analisi situazionale

L’analisi situazionale inizia con la ricerca sul contesto delle sfide che si vogliono affrontare. Tra quelle più comuni che una campagna di PR si propone di affrontare troviamo: la generazione di una maggiore consapevolezza del marchio, la creazione di nuovi clienti, l’aumento del coinvolgimento con la comunità, il potenziamento della visibilità e della reputazione online in ottica SEO.
Un punto fondamentale della ricerca sull’analisi situazionale, oltre al confronto con i leader dell’organizzazione e le parti interessate, è rappresentato dalla ricerca sui competitor.

Quali sono i trend del mercato attuali e futuri? Quali sono i temi più trattati online riguardo il tuo mercato di riferimento? Chi sono i tuoi concorrenti più agguerriti? Qual è il posizionamento del loro brand? In che modo comunicano sui social?

Queste sono solo alcune delle domande che bisogna porsi e sulla base delle quali iniziare a fare ricerca.
Quest’ultima si può considerare completa quando si riesce a definire in modo esaustivo l’attuale situazione del marketing della propria azienda e ciò che è necessario fare per migliorarla.

3.    Obiettivi intangibili

In questa sezione dovrete definire gli obiettivi di lungo termine del vostro piano di PR. Prima di considerare obiettivi primari (intangibili) e secondari (tangibili), prendetevi un momento per rivedere quelli comuni e ben intenzionati.
•    Aumentare la consapevolezza
•    Generare interesse
•    Promuovere la buona volontà
•    Rafforzare l’immagine del marchio
•    Fornire informazioni
•    Creare domanda
Gli obiettivi di lungo termine di una campagna di PR si concentrano sul quadro generale e quindi tendono a essere: di natura generale, non facilmente misurabili, impegnativi ma raggiungibili, radicati nella missione aziendale.
Questi obiettivi primari possono essere vaghi senza un obiettivo secondario.

4.    Obiettivi tangibili

Sulla base degli obiettivi di lungo termine definiti, create quelli di breve termine per il piano di PR. Questi ultimi devono essere SMART (Specifici, Misurabili, Raggiungibili, Rilevanti e Tempestivi), affrontare il problema identificato nell’analisi della situazione e collegati al piano strategico generale dell’organizzazione.
Obiettivi primari e secondari si confondono facilmente. Tuttavia, si tratta di due cose diverse: i primi si concentrano su ciò che si vuole raggiungere mentre i secondi spiegano come lo si raggiungerà.

5.    Strategie, tattiche e azioni
Passare dalla natura piuttosto ampia degli obiettivi intangibili a quella più precisa dei target è una pratica eccezionale per la fase successiva della campagna di PR: la pianificazione della strategia e delle tattiche. Questa sezione deve descrivere le modalità di attuazione del piano di PR.
Considerate la strategia come la vostra destinazione (ancora una volta il focus sulla visione d’insieme) e le tattiche come i passi specifici che farete per raggiungerla. I quattro elementi dovrebbero essere così unificati che esiste un pratico acronimo per tenerli a mente: GOST, che sta per obiettivi, finalità, strategia e tattica.
Suggeriamo di includere un calendario indicante i momenti in cui le attività verranno svolte.

6.    Target Audience

Definite chi è il vostro pubblico di riferimento e descrivete le sue esigenze. Il target è il gruppo di persone interessate al vostro prodotto o servizio. Sono coloro che si legheranno alla vostra causa, che acquisteranno il vostro brand e che si interesseranno a ciò che vendete o al modo in cui il servizio che fornite può avere un impatto sulla loro vita.
Il pubblico ha una serie di caratteristiche o dati demografici che condivide, ha comportamenti simili e può essere raggruppato in base alle sue preferenze personali.
La comprensione del target di riferimento è essenziale per il successo aziendale e comprende i clienti attuali, i clienti desiderati, le persone che li influenzano e i media.
Quanto meglio si comprende il proprio mercato di riferimento, tanto maggiore sarà l’impatto di qualsiasi campagna di marketing o di pubbliche relazioni che verrà lanciata.

7.    Canali

Dovete anche identificare i canali di destinazione. Come si procura le informazioni il vostro pubblico target? Dovreste scegliere i canali mediatici che utilizzano e di cui si fidano di più.
Nel definire i canali di destinazione, assicuratevi di concentrarvi non solo sui media tradizionali come la radio e la televisione, ma anche sui nuovi media come i siti web, i social media, le applicazioni e i podcast.
Quando si tratta di distribuire i propri contenuti, è fondamentale assicurarsi di raggiungere il pubblico giusto. I metodi tradizionali non hanno più lo stesso impatto di una volta. Quindi, è essenziale fare ricerche e utilizzare canali di comunicazione che garantiscano l’esposizione di cui avete bisogno. Ottimizzate il vostro tempo, il vostro denaro e i vostri sforzi sui canali che sono rilevanti per il vostro target di riferimento.
I canali migliori da utilizzare dipendono esclusivamente dalla vostra attività e dal vostro pubblico. Tra i migliori canali di comunicazione da utilizzare per le pubbliche relazioni troviamo: eventi aziendali, pubblicità a pagamento, passaparola, relazioni pubbliche interne, relazioni con i media, social media e influencer.

8.    Messaggi chiave

I vostri messaggi chiave sono le idee fondamentali che daranno forma ai vostri contenuti di PR in futuro. Assicuratevi che siano progettati per essere credibili e diretti, e che trasmettano ciò che volete si dica della vostra organizzazione.
Questi sono fondamentali per ottenere un impatto nella comunicazione, creando concentrazione, controllo e intensità nell’influenzare il pubblico di riferimento. Sono il fondamento della strategia di comunicazione e devono essere utilizzati in tutte le attività di comunicazione.
Sono l’essenza di ciò che desiderate comunicare, tenendo presente che la comunicazione non riguarda ciò che dite o inviate, bensì ciò che il destinatario percepisce e ciò che fa con quello che comunicate.

9.    Investimenti

Una volta determinate le strategie, le tattiche e le attività da intraprendere per attuare il piano di PR, è indispensabile prendere nota delle risorse necessarie, che possono includere budget, ore di personale, attrezzature, strutture e altri materiali.

10.    Monitoraggio, valutazione e aggiustamento

La valutazione e la misurazione sono fondamentali per qualsiasi piano in quanto offre l’opportunità di individuare e indirizzare le aree da migliorare in futuro.
Descrivete come documenterete e dimostrerete i risultati delle attività del piano una volta completate.
Le principali metriche da tenere in considerazione sono: le menzioni del brand, il sentiment, l’engagment, la copertura, lo share of voice, il valore mediatico guadagnato, il traffico al sito, le metriche connesse alle campagne e-mail marketing.
Considerate la possibilità di rivedere il vostro piano di PR su base regolare, magari trimestrale.
In questa guida abbiamo cercato di delineare i passaggi fondamentali utili alla costruzione di una campagna di Pubbliche Relazioni. Chiaramente si tratta di una guida generica ma può benissimo essere utilizzata come base da cui partire per approfondire le vostre ricerche. Lasciate un commento o condividete se l’articolo vi è piaciuto e non esitate a contattarci per ottenere una consulenza mirata.

Perché start-up, piccole o medie imprese dovrebbero investire nelle loro attività di pubbliche relazioni e relazioni con i media? Quali cambiamenti ha prodotto la pandemia sulla società e sul comportamento dei consumatori? Come si può, a fronte di questi cambiamenti, costruire un’immagine aziendale che sia autorevole agli occhi del mercato e del proprio target?

Per rispondere a queste domande faremo leva sul concetto di fiducia.

La pandemia ha prodotto diversi cambiamenti all’interno della nostra società e nei comportamenti dei consumatori. Isolamento e restrizioni, allontanamento sociale e paura del contagio, vita domestica obbligatoria e scarsità di risorse disponibili, hanno decretato un severo rallentamento del nostro stile di vita e delle nostre attività.

Come conseguenza si è progressivamente andata delineando una nuova normalità che ha reso le persone più consapevoli e responsabili, riportato a stili di vita più semplici e utilitaristici, evidenziato l’importanza del tempo, dello spazio e delle relazioni.

La Covid-19, ha coinciso con la perdita e la ridefinizione delle fondamenta su cui si basa gran parte di ciò in cui crediamo e prodotto molti cambiamenti negli stili di vita degli individui, nella società e nel mercato.

Come le nostre vite, le nostre aziende sono state sconvolte da questo evento drammatico ed è perciò che anche le filosofie, le ideologie e i principi fondamentali di marketing devono essere ridefiniti. Noi di Globo Communication siamo ben consapevoli dell’importanza di questi cambiamenti e crediamo che un metodo per migliorare l’efficienza del marketing communication mix potrebbe essere rappresentato dalla riallocazione del ruolo principale della pubblicità con le relazioni pubbliche.

A differenza della pubblicità, in cui sono le aziende a parlare di sé stesse, le pubbliche relazioni utilizzano la dinamica opposta. Infatti, attraverso le PR, il ruolo comunicativo viene affidato ad una fonte esterna autorevole e disinteressata (un articolo, un’intervista, una menzione, una recensione) che attesta la validità dell’impresa, portando il fruitore a fidarsi maggiormente di ciò che viene espresso.

Soprattutto in un contesto in cui i clienti sono più istruiti e orientati alla ricerca, meno influenzati dalla pubblicità e si associano a un determinato marchio solo quando la relazione è fondata sulla fiducia, le relazioni pubbliche svolgono un ruolo importante. Le PR creano la percezione e l’immagine aziendale e, attraverso la loro capacità di comunicare e interagire con il pubblico a un livello molto specifico e intimo, forniscono il concetto più desiderato: credibilità e fiducia. Per ottenere la fiducia, il pubblico deve percepire l’azienda come credibile, aspetto spesso legato a una percezione basata su relazioni a lungo termine e su fonti di informazione affidabili.

Per rispondere alle domande iniziali, start-up, piccole e medie imprese, sulla base dei cambiamenti che hanno caratterizzato la società e i consumatori, dovrebbero quindi sviluppare una strategia di PR e Media Relations in cui gli altri raccontino la storia di successo dell’azienda che sia in grado di smuovere l’interesse di una pluralità di stakeholders: dai media agli influencer, dalle aziende ai clienti, fino ad arrivare al pubblico più in generale.

Attraverso la contaminazione delle principali leve della comunicazione come PR & Media Relations, Ufficio Stampa, Digital PR, Influencer Marketing e Organizzazione di Eventi, noi di Globo Communication seguiamo ciascun cliente nel proprio progetto concepito su misura in base alle specifiche esigenze e curato nei minimi dettagli. Una accurata pianificazione delle attività di comunicazione associata a strategie di PR è l’approccio adottato dalla nostra agenzia di pubbliche relazioni, in un’ottica di creatività, innovazione, sostenibilità, basata su un uso più emotivo della tecnologia digitale.